Der englische Begriff des Workflow beschreibt im deutschen einen Arbeitsablauf, oder Arbeitsfluss. Dieser Arbeitsfluss besteht aus einer vorher bereits definierten Reihenfolge von Aktivitäten in einer Organisation.

Der Workflow betont die betrieblich-technische Sicht auf den Prozess. Der Geschäftsprozess, verwandt mit dem Begriff des Workflow, betrachtet weiterhin auch betriebswirtschaftliche Faktoren wie beispielsweise Kosten und Erlöse. Ein IT System kann den Workflow unterstützen. Er wird durch Daten und Fakten versorgt. Die Abwicklung geschieht durch hinterlegte Vorgabekriterien oder durch eine hierfür vorgesehene Handlungsvorschrift.

Von internationalen und herstellerübergreifenden Ausschüssen und Komitees wie dem WfMC (Workflow Management Coalition) wurden hierfür Standards entwickelt. Hierzu zählt auch der BPML (Business Process Modeling Language). Ziel des Workflow ist nicht das Dokumentieren für das Unternehmen oder die Arbeiter. Der Workflow soll eine vollständige oder teilweise Automatisierung des Ausführungen erzielen.

Im Gegensatz zum Geschäftsprozess fällt der Blick vermehrt auf die operative Ebene. Die Beschreibung des Arbeitsablaufes (workflow definition) zerlegt den Prozess in verschiedene Teile. Diese Teile werden als Aktivitäten bezeichnet. Sie kennzeichnen die kleinste Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Diese Aktivitäten sind auf der Ebene des IT eindeutig und voneinander abhängig. Jede Aktivität trägt ihren prozentualen Anteil zum Gesamtergebnis bei.

Arbeitsablaufmodelle können beim Sicherstellen des Einbinden verschiedener Anwendungen (Programme für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Datenbanken) in die Arbeitsabläufe helfen. Hierfür kommen sogenannte Workflow Management Systeme zum Zuge. Der Begriff beschreibt ein Softwaresystem, welches das Definieren und Durchführen von Arbeitsabläufen ermöglicht. Dies geschieht durch die Steuerung der verschiedenen Workflow Ebenen nach vorgegebenen Schemata, die im Rechner abgebildet sind, und durch die Bereitstellung und Abfragung von Daten und Applikationen.