Lotus Notes besteht aus einem System dokumentorientierter Datenbanken, mit dem heute über einhundert Millionen Menschen arbeiten. Lotus Notes bietet dem Nutzer verschiedene Funktionen, neben einer Diskussionsplattform auch Standard-Anwendungen wie Email-Service und Kalender mit Aufgaben-Erinnerungsfunktion. Die Arbeit mit Lotus Notes funktioniert auch in Gebieten, die nur sehr langsame Internetverbindungen zulassen. Wenn gar kein Internet verfügbar ist bietet das Arbeiten im Offline-Modus dennoch viele Möglichkeiten. Besonders gut ist diese Funktion, wenn Businessmenschen von A nach B müssen, also in öffentlichen Verkehrsmitteln wie z.B. in der Bahn kein Internet zur Verfügung gestellt wird. Mit Lotus Notes sind Datenbanken gemeint, die einen artikelförmigen Inhalt besitzen. Zusätzlich erhält der Anwender den Überblick, wann welcher Mitarbeiter Zeit hat und ob bestimmte Räume für Konferenzen frei sind und welche Ausstattung sie haben. Außerdem verfügt Lotus Notes über eine hohe Sicherheit, weil nur autorisierte Personen mit Zertifikat Einblick haben. Eine besonders gute Form der Unterstützung beim Arbeiten bietet Lotus Notes Helpdesk den Firmen, die eine hohe Kommunikationsrate im Bereich Kundenfragen verzeichnen. Unter diesen Umständen ist es nämlich im Sinne der Kunden wichtig, dass man den Anfragen zügig gerecht wird, um den Kunden durch reibungslosen Ablauf zufrieden zu stellen. Alle Fragen und Probleme werden zunächst im Lotus Notes Helpdesk gesammelt und geordnet. Mit Lotus Notes ist es dem Anwender bequem möglich, die anfallenden Aufgaben schnell an unterschiedliche Mitarbeiter zu verteilen und auch die gesamte zum Problem bestehende Korrespondenz anzuhängen, damit keine Verzögerungen zustande kommen und keine Missverständnisse entstehen. Verbessert wird die Funktion des Systems durch die Option, Kategorien für die unterschiedlichen Bereiche zu finden und sie - wenn nötig - mit dem Vermerk "eilig" zu kennzeichnen. Eine Grundlage für Workflows ist mit Lotus Notes Workflows geschaffen. Angestellte, die sich in das System von Lotus Notes Workflows eingearbeitet haben, können auch komplizierte Workflows ohne große Probleme durchführen. Alle vorhandenen Workflows sammeln sich in einer großen Datenbank. Mit der Kommunikation zwischen den Applikationen in den Workflows und der Sammeldatenbank kann man dann die Informationen an die Personen, denen die Bearbeitung obliegt, delegieren. Die Nutzung dieser Software kann ohne Probleme eingeführt werden, man kann seine bestehenden Lotus-Notes Anwendungen innerhalb weniger Stunden umstellen lassen und erhält so die Möglichkeit dieser Zusatzfunktionen.
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