Hinweise zu den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich nach Handels- und Steuerrecht geregelt und gelten für Belege, Dokumente und Daten. Spezielle Aufbewahrungsfristen gelten für Dokumente der Bereiche Umweltschutz, Pharmaforschung, Qualitätssicherung, Energieerzeugung, Verwaltung usw.
Für kaufmännische Dokumente die im Zuge der Selbstständigkeit erstellt wurden, gelten entweder eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht (Handelsbriefe, Geschäftspapiere und Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung) oder zehn Jahre für buchungsrelevante Inventare, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken und Handelsbücher. Für Geschäftsunterlagen, die in Zusammenhang mit Grundstücken stehen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren. Dauerhafte Aufbewahrungsfristen gelten für Gerichtsurteile, Baupläne und Bilanzen. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres in dem diese erstellt wurden und endet am letzten Tag des Schlussjahres.
Gesonderte Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen gelten ferner für Krankenhäuser. Patientenakten sind aus versicherungstechnischen Gründen 10 Jahre aufzubewahren und für Dokumente und Unterlagen die der Strahlenschutz- bzw. Röntgenverordnung oder dem Transfusionsgesetz unterliegen, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. Alle Aufzeichnungen die Ärzte im Zuge Ihrer Tätigkeit erstellen müssen auch nach Abschluss der Behandlung für weitere 10 Jahre aufbewahrt werden.
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