Hier kann der Industrieeinkauf viel vom Großhandelseinkauf lernen. Der Großhandel lebt vom Einkauf und ist deshalb ständig auf der Suche nach noch leistungsstärkeren Lieferanten. Die ständige Suche nach noch besseren Lieferanten ist eine Hauptaufgabe im Rahmen des strategischen Einkaufs.

4 Gründe, warum die Lieferantensuche eine Daueraufgabe für den Einkauf ist:

_ „Inventur“ der Einkaufsmärkte und -länder,

_ Markttransparenz erhöhen,

_ neue Produkte, Verfahren und Technologien finden,

_ den Wettbewerb steigern.

Wann Sie wechseln müssen

Jeder Lieferantenwechsel birgt Chancen und Risiken, weswegen er gut vorbereitet werden muss. Die Ergebnisse der Lieferantenbewertung sind Ihre wichtigsten Entscheidungshilfen, auch für die Argumentation gegenüber anderen Abteilungen und der Geschäftsleitung. Generell

gehören alle Lieferanten auf die „Auswechselbank“, die wiederholt massiv den Betriebsablauf gestört haben, zum Beispiel durch Qualitätspannen oder geplatzte Liefertermine.

Beachten Sie: Lieferanten, die von der vereinbarten Linie der Zusammenarbeit abweichen, verursachen Kosten. In der Praxis ist es manchmal erstaunlich, wie hoch die Toleranzschwelle der Einkäufer gegenüber Lieferantenfehlern ist. Die Gründe, warum das so ist, sind vielfältig. Viele Einkäufer haben es mit Lieferanten zu tun, die vor Ihrer Zeit andere Einkäufer „angeschleppt“ haben. Auch Routine, Bequemlichkeit und Gewohnheit sind nicht zu  unterschätzen. Und nicht zuletzt die Vorliebe und das Veto der Technik oder des Vertriebs, die manche Lieferanten ganz besonders zu lieben scheinen – aus welchen Gründen auch immer.

Die letzte Chance

Bevor Sie sich von einem Lieferanten trennen, geben Sie ihm vorher immer die Möglichkeit, seine Leistung und sein Verhalten zu verändern. Üben Sie keine falsche Rücksicht gegenüber Ihrem   Lieferanten und sprechen Sie Ihre Gedanken zu seiner abgelieferten Leistung klar und deutlich aus. Egal, wie Ihre Lieferanten darauf reagieren – erstens ist es deren Entscheidung, zweitens tun Sie es nicht, um ihn zu ärgern, sondern letztlich für Ihre Kunden. Stellen Sie sich einmal vor, Sie würden Ihren wichtigsten Kunden erzählen, dass Sie ab sofort jede schwache Lieferantenleistung tolerieren werden. Was glauben Sie, wie Ihre Kunden reagieren würden?

Arbeiten Sie vor dem Lieferantenwechsel mit den 3 folgenden „erzieherischen“ Maßnahmen:

1. Das Gespräch mit der Verkaufs- oder Geschäftsleitung: Oft sind bereits zahlreiche

Gespräche mit dem Innen- und/ oder Außendienstverkauf geführt worden. Für nachhaltige Verbesserungen können in der Regel jedoch nur die Entscheidungsträger beim Lieferanten sorgen. Verzichten Sie nicht auf diese Stufe, der Verkäufer kann Ihnen sonst den Vorwurf machen, „da hätten wir doch drüber sprechen können“, wenn Sie stattdessen mit härteren „Geschützen“ aufwarten.

2. Die gelbe Karte: Wenn sich nach einem Grundsatzgespräch mit den Führungsebenen des Lieferanten zukünftig nichts ändert, müssen Sie dem Lieferanten gegenüber deutlicher werden. Auf keinen Fall dürfen Sie noch einmal ein Gespräch nach dem Muster der Stufe eins führen. Der Lieferant lernt sonst, dass sein Nichtstun keine ernsteren Konsequenzen nach sich zieht. Ein Aktionsbrief wird an die nächsthöhere Ebene geschickt. Haben Sie beispielsweise im Gespräch mit dem Verkaufsleiter gesprochen, geht der Aktionsbrief an die Geschäftsleitung. Haben Sie vorher mit der Geschäftsleitung gesprochen, dann senden Sie den Brief an den Geschäftsführer.

Das geschriebene Wort wirkt in vielen Fällen besser als das gesprochene.

Praxis-Tipp: Legen Sie Ihrem Brief eine gelbe Karte aus festerem Papier im Format 10 x 15 cm bei. Diese Symbolik ist überraschend. Sie versteht jeder und sie wirkt. Garantiert!

 3. Die Kostenbelastung: Bei manchen Lieferanten muss es erst weh tun – sprich Geld kosten. Jede verspätete Lieferung, jede Qualitätspanne kostet Ihre Firma Geld. Von den möglichen Auswirkungen auf Ihre Kunden mal ganz abgesehen.

 Stellen Sie daher Ihren Lieferanten diese Fehlmengenkosten in Rechnung. Großzügigkeit ist aus kaufmännischen Gründen hier fehl am Platze, insbesondere bei „Wiederholungstätern“:

Auch hier haben viele Lieferanten über Jahre die Erfahrung gemacht: Ich kann liefern, wie ich will, es ist mir noch nie mehr passiert als ein ärgerlicher Anruf vom Einkauf. Das Muster einer

Kostenbelastung finden Sie in unserem Einkäufer-Portal.

Der firmeninterne Widerstand

Für einen Lieferantenwechsel brauchen Sie Ausdauer und „Biss“. Sie wissen, dass Sie sich auf Widerstand von Technikern, Verkäufern und selbst der Geschäftsleitung einstellen müssen. Lieferanten werden besonders von der Technik sehr einseitig betrachtet. In vielen Fällen liegt die Entscheidung für oder gegen einen Lieferanten ja auch bei der Konstruktion oder der Entwicklung. Stellt der Einkauf solche Lieferanten nun in Frage, fühlt sich mancher Ingenieur auf den Schlips getreten. Dabei geht es doch nicht um persönliche Befindlichkeiten, sondern um das Ziel der Firma.

 Beachten Sie: Jeder Techniker muss bei seinen Entscheidungen auch die Gewinnseite der Firma berücksichtigen. Eine Aufgabe des modernen Einkaufs ist es, der Technik bei diesem Lernprozess zu helfen. Technisch geniale Lösungen sind immer nur eine Seite der Medaille. Für Ihre Überzeugungsarbeit müssen Sie mit diesen Fakten argumentieren:

_ die mögliche Ersparnis durch bessere Preise und Konditionen des neuen Lieferanten.

_ Reduzierung der Fehlmengenkosten durch mehr Zuverlässigkeit in Bezug auf Qualität und Lieferpünktlichkeit,

_ die bessere Qualität des neuen Lieferanten,

_ die innovativere technische Lösung,

_ mehr und bessere Zusatzleistungen.

Praxis-Tipp: Reden Sie nicht nur über diese Argumente, sondern präsentieren Sie sie mit Hilfe von Grafiken, Amortisationsrechnungen, Aufstellungen etc.

Neue Lieferanten kennen lernen

Wenn Sie auf einen potenziellen neuen Lieferanten gestoßen sind und dieser auch nach der ersten Stufe der Testanfrage weiterhin im Rennen ist, geht es darum zu prüfen, ob er wirklich in Frage kommt:

Referenzen prüfen: Lassen Sie sich diese von unbekannten Lieferanten unbedingt geben und prüfen Sie sie. Erhalten Sie keine Referenzen, ist dies ein absolutes K.o.-Kriterium. Finger weg von solchen Lieferanten.

Der Lieferantenbesuch: Handelt es sich um eine Alternative zu einem großen Hauptlieferanten, ist es meistens sehr hilfreich, den Lieferanten schon im Vorfeld näher kennen zu lernen. Das Besichtigen der Produktion verrät viel darüber, ob der neue Lieferant die gestellten  Anforderungen überhaupt erfüllen kann.

Der Testauftrag: Probieren geht auch hier über studieren. Ihnen wird von der Verkaufsseite aus viel versprochen. Ob dies auch eingehalten werden kann, zeigt die Testbestellung, und zwar immer parallel zum bisherigen Lieferanten, damit Sie im Falle von Pannen nicht in Schwierigkeiten geraten. So ein Testauftrag ist quasi die Arbeitsprobe des neuen Lieferanten.

Die Finanzkraft prüfen: Viele Einkaufsabteilungen tun dies generell, bevor Sie sich mit einem neuen Lieferanten näher beschäftigen. Besonders neue Lieferanten mit extremen Dumping-Preisen sollten Sie genau unter die Lupe nehmen, wenn es für die Preisdifferenz keine anderen nachvollziehbaren Gründe gibt. Die Auskunft zur Finanzlage eines Lieferanten gibt zwar keine 100 %ige Sicherheit, minimiert jedoch das Ausfallrisiko. Sehr leistungsstark auf diesem Gebiet ist die Firma „Dun & Bradstreet“. Nähere Infos unter: www.dbgermany.com.

Fairness stärkt Ihr positives Image

Sie haben gemerkt, dass der Lieferantenwechsel quasi das letzte Mittel des Einkaufs darstellt, wenn alle anderen Instrumente versagt haben. Insbesondere bei längjährigen Geschäftsbeziehungen gibt der Einkauf dem Lieferanten die Chance zur Veränderung. Warten Sie jedoch nicht endlos. Es gibt Lieferanten, die – aus welchen Gründen auch immer – in der Leistung nachlassen oder Ihre Leistungen nicht weiter steigern können. Denken Sie dabei immer an das Geld und an das Bild von dem Abwehrspieler, der immer wieder Eigentore schießt. Wenn Sie von einem Lieferanten zum anderen wechseln, ist es auch ein Gebot der Fairness, den ausscheidenden Lieferanten offensiv darüber zu informieren. Hier ein kurzer Mustertext, der immer an die Geschäftsleitung geschickt wird.

Das Leben ist Veränderung

Sehr geehrte(r) Frau/Herr ...,

seit rund zwölf Monaten haben wir gemeinsam daran gearbeitet, die Leistungskraft Ihrer Firma zu steigern. Leider sind die Ergebnisse nicht so ausgefallen, wie wir uns dies gewünscht haben.

Aufgrund der großen Verantwortung gegenüber unseren Kunden und aus betriebswirtschaftlichen Gründen werden wir daher ab dem ... keine Aufträge mehr an Sie vergeben. Sollte sich die Leistungskraft Ihrer Firma nachhaltig und belegbar erhöhen, sind wir gerne bereit, wieder mit Ihnen zu sprechen. Wir danken Ihnen für die gemeinsamen Jahre der Zusammenarbeit und wünschen Ihnen viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen